Вакансия офис-менеджер

На первый взгляд, работа офис-менеджера кажется легкой. На самом деле, она совмещает в себе функции нескольких профессий одновременно, превращая секретаря в универсального работника. В каждой организации требования к такого рода сотрудникам разные. Но главный критерий остается неизменным — прежде всего, офис-менеджер должен стать для начальника компаньоном и помощником. 

Часто эту профессию люди не воспринимают всерьез, а между тем офис-менеджер играет в компании одну из ведущих ролей. В некоторых фирмах такие люди становятся «правой рукой» своего начальника и порой знают о тонкостях производства гораздо больше рядового служащего. 

По словам сотрудников кадровых агентств, основная работа офис-менеджера состоит в том, чтобы принимать многочисленные телефонные звонки и факсы, обеспечивать координацию посетителей, а также исполнять поручения начальника.  

Но в зависимости от сферы деятельности фирмы, в работу такого рода специалиста могут входить и дополнительные функции. Так, офис-менеджер может вести делопроизводство, контролировать и своевременно пополнять необходимые офису и складу запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов. В отдельных случаях он становится настоящим работником-универсалом, заменяя собой бухгалтера, экономиста и кадровика. При этом, несмотря на функционал, любой офис-менеджер должен соблюдать нормы деловой этики, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.

Чтобы работать на должности офис-менеджера достаточно иметь высшее образование или средне-специальное (в зависимости от требований и уровня компании), можно окончить специализированные курсы по знанию ПК, программы 1С. Желательно изучить литературу по деловому этикету.

Высокий спрос на секретарей и офис-менеджеров объясняется необходимостью для каждой, даже мелкой, организации в человеке, который будет отвечать на звонки, принимать посетителей, заказывать бумагу для принтера и подавать кофе боссу.

Ум и красота в одном флаконе

Офис-менеджер – это сотрудник, управляющий офисом, его информационными, техническими, материальными и человеческими ресурсами. Следовательно, он является самым настоящим управленцем, и для эффективной работы ему необходимо владеть основами управления и социальной работы. Охотнее всего на такую должность принимают людей с высшим образованием, опытом работы секретарем, отличным знанием компьютера и оргтехники. Часто одним из основных требований становится знание английского языка, особенно в крупных компаниях.  

Что касается личных качеств, то, прежде всего, здесь приветствуются коммуникабельность, стрессоустойчивость, умение грамотно и рационально планировать рабочий день и готовность к ненормированному графику. Настоящий профессионал должен без стеснения общаться с другими людьми, уметь понять, что им нужно, отстаивать собственную позицию или позицию компании, которую представляет. Организаторские способности помогут ему при подготовке совещаний, съездов и кофе-брейков.

И конечно, заметную роль в «секретарской» работе играет внешность соискателя – ведь именно этого человека посетитель или клиент компании встречает первым. Однако факт, что за приятной улыбкой девушки за стойкой ресепшн стоит высокий профессионализм и разносторонний опыт, легко опровергнет устаревший стереотип о том, что все «секретарши» глупы.

Между двух огней

Несмотря на то, что спектр обязанностей офис-менеджера широк, на нем лежит и еще одна «миссия»: он отвечает за создание благоприятного климата в коллективе, позитивного настроя среди сотрудников – это касается как деловых, так и межличностных отношений. Поэтому для человека такой профессии крайне важно умение слушать и слышать. Порой офис-менеджеру приходится сглаживать конфликты или вообще не допускать ссор, прибегая к разным хитростям. Как признаются представители этой профессии, иногда даже чашка горячего чая, вовремя преподнесенная начальнику, может творить чудеса. Как это ни удивительно, искусство заваривания чая и навыки бариста, а также умение правильно сервировать стол могут сыграть роль бонуса при приеме в крупную фирму или банк.  

Материальная компенсация

Заработная плата офис-менеджера зависит от того, насколько успешен и прибылен бизнес компании, в которой он работает. Так, суммы окладов в государственном учреждении значительно ниже, нежели в частной фирме.  

Однако несомненный плюс такой работы заключается в возможности знакомства с «нужными» людьми. Особенно это касается солидных фирм, где все, даже самые крупные клиенты, проходят через общение с офис-менеджером. Так можно завести «полезные» знакомства. 

Женская доля

Вакансия офис-менеджера сегодня весьма востребована, но руководители компаний очень тщательно подбирают работников такого рода. И подавляющее большинство среди них – женщины. Благодаря исполнительности, ответственности и любви к порядку, женщин на такую должность принимают более охотно, чем мужчин. Со своей стороны представители сильного пола и не стремятся заполучить работу «секретаря». По их мнению, она «немужская» и «несолидная». Для того чтобы стать для начальника компаньоном, в первые полгода работы такой специалист должен зарекомендовать себя как исполнительный и добросовестный сотрудник. Тогда можно надеяться на то, что вам будут поручать более серьезные задания. Если вы действительно решили попробовать себя в качестве офис-менеджера, не стоит слушать досужие мнения о легкости этой профессии. Надо настроить себя на кропотливую работу и постоянное общение c самыми разными людьми.